Términos y Condiciones de OmniLex

1. Identificación de OmniLex

2. Aceptación y destinatarios

Al acceder al sitio web, el visitante acepta las condiciones aplicables al uso del sitio. Al enviar un formulario de contacto, sus datos serán tratados conforme a la Política de Privacidad. La contratación y el uso de la plataforma requieren la aceptación expresa de estos Términos, de la Propuesta o del contrato correspondiente. La aceptación por medios electrónicos (un clic, el uso del Servicio o una firma electrónica) tiene plena validez conforme a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. Si no está de acuerdo con estos Términos, no utilice el Servicio.

• Si acepta en nombre de una empresa u organización, declara tener facultades suficientes para obligarla.
• Debe ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar.
• El Servicio está dirigido exclusivamente a empresas, profesionales y organizaciones que lo contratan en el ejercicio de su actividad. No está destinado a consumidores finales.

3. Definiciones

4. Descripción del Servicio

OmniLex ofrece una plataforma en la nube, multi-tenant, para que las organizaciones gestionen su cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) con trazabilidad. Según lo contratado, incluye herramientas para el registro de actividades de tratamiento, solicitudes ARCO, brechas de seguridad, evaluaciones de impacto (EIPD), matriz de riesgos, gestión documental con flujos de aprobación, consentimientos, capacitación, bitácora de auditoría, tableros de indicadores, biblioteca normativa y el Copiloto de IA.

Los módulos disponibles para cada Cliente son los indicados en su Propuesta. OmniLex puede mejorar, ampliar o modificar funcionalidades durante la vigencia del contrato, sin reducir de forma sustancial las funcionalidades esenciales contratadas. Las funcionalidades identificadas como piloto o beta se ofrecen para evaluación y pueden cambiar o retirarse.

5. Herramienta de gestión: no es asesoría legal

OmniLex es una herramienta tecnológica de apoyo a la gestión del cumplimiento. No es un estudio jurídico y el Servicio no constituye asesoría legal. Las plantillas, alertas, indicadores (incluido el porcentaje de madurez), reportes, certificados internos, evidencias, la biblioteca normativa y los contenidos generados con el Copiloto de IA son insumos para que el Cliente decida; no reemplazan el criterio de su delegado de protección de datos ni de sus asesores legales.

• El Cliente es el único responsable de su cumplimiento de la LOPDP y de las decisiones que adopte.
• OmniLex no garantiza que el uso del Servicio evite sanciones, observaciones o requerimientos de la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) ni de otra autoridad.
• Los indicadores, reportes y certificados que emite la plataforma son herramientas internas de gestión y trazabilidad. No constituyen certificación, aval ni pronunciamiento de ninguna autoridad, ni garantizan por sí mismos su admisibilidad o valor probatorio en un proceso concreto.
• La biblioteca normativa recopila normas públicas con fines informativos y puede no reflejar la última reforma o resolución vigente. Verifique siempre en la fuente oficial.

6. Contratación, precio y facturación

• El Servicio se contrata mediante una Propuesta, que establece el alcance, el plazo, el precio y la periodicidad de facturación (por ejemplo, mensual recurrente).
• Salvo indicación distinta, los precios se expresan en dólares de los Estados Unidos de América y no incluyen impuestos. OmniLex emite los comprobantes de venta que exige la normativa tributaria.
• A falta de otro plazo en la Propuesta, las facturas se pagan dentro de los 15 días siguientes a su emisión. El retraso puede generar intereses de mora a la tasa máxima que permita la ley.
• Si OmniLex modifica el precio para un período de renovación, lo comunicará por escrito con al menos 30 días de anticipación.
• El Cliente debe mantener actualizados sus datos de contacto y de facturación.

7. Cuentas, usuarios y seguridad de acceso

• El Cliente designa a sus administradores y decide qué Usuarios Autorizados tienen acceso y con qué rol. Es responsable de la actividad realizada con las cuentas de su organización.
• Las credenciales son personales e intransferibles. No deben compartirse.
• El Cliente debe desactivar sin demora las cuentas de las personas que dejen de necesitar acceso, y cumplir las políticas de autenticación que la plataforma exija (por ejemplo, autenticación multifactor o cambio periódico de clave).
• El Cliente debe avisar a OmniLex sin demora ante cualquier sospecha de acceso no autorizado a su cuenta o de uso indebido de credenciales.
• OmniLex accede a datos de un Cliente únicamente cuando es necesario para brindar soporte, garantizar la seguridad del Servicio o cumplir una obligación legal, bajo deberes de confidencialidad.

8. Contenido del Cliente y protección de datos personales

Titularidad. El Contenido del Cliente pertenece al Cliente. Este otorga a OmniLex el derecho limitado y no exclusivo de alojarlo, procesarlo y mostrarlo únicamente para prestar el Servicio.

Roles. Respecto de los datos personales incluidos en el Contenido del Cliente, el Cliente actúa como responsable del tratamiento y OmniLex como encargado del tratamiento, en los términos de la LOPDP. Respecto de los datos que OmniLex trata para su propia gestión comercial y de cuentas, OmniLex actúa como responsable; vea la Política de Privacidad.

El Cliente se obliga a:

• Contar con una base legal válida para tratar los datos personales que carga y para encargar su tratamiento a OmniLex, e informar a los titulares cuando corresponda.
• Cargar únicamente los datos personales necesarios para gestionar su cumplimiento de la LOPDP (principio de minimización), y de forma especial cuidar los datos de categorías especiales.
• Atender directamente los derechos de sus titulares. Si OmniLex recibe una solicitud sobre datos del Cliente, la trasladará al Cliente.

OmniLex, como encargado, se obliga a:

• Tratar los datos personales solo conforme a las instrucciones documentadas del Cliente, que son estos Términos, la Propuesta y el uso y configuración que el Cliente haga de la plataforma, y no usarlos para fines propios ajenos a la prestación del Servicio. La contratación del Servicio implica la aceptación de las cláusulas de encargo contenidas en estos Términos. Cuando las partes suscriban un Acuerdo de Encargo del Tratamiento o DPA específico, dicho acuerdo complementará estos Términos y prevalecerá en caso de contradicción respecto del tratamiento de datos personales.
• Mantener la confidencialidad de su personal con acceso a esos datos y aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables, descritas en la página de Seguridad y Cumplimiento.
• Notificar al Cliente sin dilación indebida cuando tenga conocimiento de una brecha de seguridad que afecte su Contenido, y colaborar razonablemente con las notificaciones que el Cliente deba hacer a la autoridad y a los titulares.
• Colaborar razonablemente con el Cliente en la atención de derechos de los titulares y en sus evaluaciones de impacto, y poner a su disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones. Las auditorías del Cliente pueden realizarse una vez al año, con 30 días de aviso, bajo confidencialidad, a costo del Cliente y sin acceso a datos de otros clientes.

Subencargados y ubicación. El Cliente autoriza a OmniLex a utilizar los subencargados tecnológicos necesarios para prestar el Servicio, descritos en la sección 10 de la Política de Privacidad, incluyendo Microsoft Azure y, cuando corresponda, Microsoft Azure OpenAI. La infraestructura de la plataforma está asociada a la región Brazil South de Azure. OmniLex mantendrá documentación razonable sobre sus subencargados, medidas de seguridad y configuración aplicable. La utilización de infraestructura o subencargados ubicados fuera de Ecuador no constituye por sí sola una transferencia o comunicación internacional de datos personales cuando el tratamiento se realiza por cuenta e instrucciones del responsable, conforme a la LOPDP y a la normativa aplicable. Cuando un flujo concreto sí califique como transferencia o comunicación internacional, las partes deberán aplicar las medidas legales, contractuales y organizativas correspondientes. OmniLex responde por sus subencargados frente al Cliente y le informará con aviso razonable los cambios relevantes; si el Cliente objeta un cambio por motivos fundados de protección de datos y no se encuentra una alternativa razonable, podrá terminar el Servicio afectado. El Cliente reconoce que, como responsable, le corresponde evaluar las implicaciones de este alojamiento respecto de sus propios titulares.

9. Uso aceptable

El Cliente y sus Usuarios Autorizados se obligan a no:

• Cargar contenido ilícito, que infrinja derechos de terceros o que contenga código malicioso.
• Intentar acceder a datos de otros clientes, eludir controles de seguridad o de aislamiento, ni realizar pruebas de vulnerabilidad, escaneos o de penetración sin autorización previa y escrita de OmniLex.
• Descompilar, desensamblar o hacer ingeniería inversa del Servicio, ni copiarlo para construir un producto competidor.
• Extraer información de forma automatizada o masiva por medios distintos de las exportaciones y funciones que la plataforma ofrece, ni sobrecargar la infraestructura.
• Revender, sublicenciar, ofrecer como marca blanca o utilizar el Servicio para prestar servicios a terceros como propio, sin autorización escrita de OmniLex. El Servicio se contrata para el uso de la propia organización del Cliente; el acceso de su delegado de protección de datos externo, asesores o auditores, bajo responsabilidad del Cliente, no infringe esta regla.

10. Copiloto de IA y contenido generado

El Copiloto de IA genera texto con modelos de lenguaje, por lo que puede contener errores, omisiones o referencias normativas desactualizadas. Todo contenido generado debe ser revisado por una persona antes de usarlo o de basar decisiones en él. No es asesoría legal (ver sección 5).

• Las acciones que el Copiloto propone y que modifican datos requieren la confirmación del usuario antes de aplicarse.
• Cuando el Copiloto de IA utilice servicios de Azure OpenAI, OmniLex aplicará medidas de minimización, pseudonimización cuando corresponda, reducción de información en los resultados de las herramientas y controles de conservación temporal, conforme a lo descrito en la Política de Privacidad. Los detectores de datos personales son de naturaleza heurística y tienen límites, por lo que el Cliente no debe asumir la ausencia absoluta de datos personales ni un cumplimiento automático. El Cliente debe evitar incluir en las conversaciones más datos personales de los estrictamente necesarios.
• OmniLex puede habilitar, limitar o deshabilitar el Copiloto de IA por Cliente, y medir el volumen de uso, por razones de costo, seguridad o uso indebido, o conforme a lo que disponga la Propuesta.

11. Propiedad intelectual

• El software, el diseño, las marcas, la documentación, las plantillas y modelos documentales y demás elementos del Servicio son de OmniLex o de sus licenciantes, y están protegidos por la normativa ecuatoriana de propiedad intelectual. Estos Términos no transfieren ningún derecho sobre ellos, salvo la licencia de uso aquí descrita.
• Durante la vigencia del contrato, OmniLex otorga al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el Servicio conforme a estos Términos. El Cliente puede adaptar y utilizar las plantillas documentales para su propio cumplimiento, pero no redistribuirlas ni comercializarlas.
• Si el Cliente comparte sugerencias o comentarios sobre el Servicio, OmniLex podrá utilizarlos libremente para mejorarlo, sin obligación de compensación.

12. Confidencialidad

Cada parte mantendrá en reserva la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del contrato (incluido, para OmniLex, el Contenido del Cliente) y la usará solo para cumplirlo. Esta obligación no aplica a información que sea pública sin culpa de quien la recibe, que ya conociera legítimamente o que deba revelar por mandato legal o de autoridad competente, en cuyo caso avisará a la otra parte cuando la ley lo permita. Subsiste durante la vigencia del contrato y por tres años después de su terminación, y sin límite de tiempo respecto de los datos personales.

13. Disponibilidad, soporte y respaldos

• OmniLex hará esfuerzos comercialmente razonables para mantener el Servicio disponible y podrá realizar mantenimientos, que procurará programar y avisar cuando puedan afectar el uso. No se garantiza disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores, salvo que la Propuesta establezca por escrito niveles de servicio específicos.
• El soporte se presta por los canales que OmniLex habilite (correo contacto@omnilex.net y la mesa de ayuda de la plataforma), en los horarios y tiempos de respuesta que indique la Propuesta; a falta de ellos, en días hábiles y con esfuerzos razonables.
• OmniLex mantiene copias de seguridad con fines de continuidad del Servicio, sujetas al ciclo de retención técnica vigente, que OmniLex informará al Cliente a su solicitud o que se defina en la Propuesta. No constituyen un servicio de archivo para el Cliente: el Cliente es responsable de conservar, por sus propios medios y mediante las funciones de exportación, la información que deba guardar por obligación legal o interna.

14. Suspensión

OmniLex puede suspender total o parcialmente el acceso al Servicio, avisando previamente cuando sea posible, en estos casos: (a) falta de pago que persista tras un aviso de 10 días; (b) incumplimiento grave de estos Términos, en especial de la sección 9; (c) riesgo para la seguridad o la integridad del Servicio o de otros clientes; o (d) orden de autoridad competente. El acceso se restablece cuando cese la causa. La suspensión no libera al Cliente de sus obligaciones de pago.

15. Vigencia, terminación y devolución de datos

• Vigencia. El contrato rige por el plazo de la Propuesta y termina en su fecha de vencimiento, salvo renovación expresa, que puede acordarse por medios electrónicos.
• Terminación por incumplimiento. Cualquiera de las partes puede terminar el contrato si la otra incumple de forma grave y no lo subsana dentro de los 15 días siguientes a la notificación por escrito.
• Terminación anticipada. Se rige por lo que disponga la Propuesta. Salvo pacto en contrario, no hay reembolso de valores ya facturados por períodos iniciados.
• Exportación. Terminado el contrato, el Cliente dispondrá de 30 días para exportar su información mediante las funciones de exportación de la plataforma.
• Eliminación. Vencido ese plazo, OmniLex eliminará el Contenido del Cliente de la base de datos operativa, sin perjuicio de (i) las copias de seguridad, que se sobrescriben conforme al ciclo de retención técnica vigente, (ii) la información que deba conservarse por obligación legal, como la relativa a facturación, y (iii) los registros de la bitácora de auditoría, que por su diseño inmutable pueden conservarse el tiempo necesario para preservar su integridad probatoria.
• Subsistencia. Las secciones que por su naturaleza deban subsistir (confidencialidad, propiedad intelectual, responsabilidad, ley aplicable, pagos pendientes) continúan vigentes tras la terminación.

16. Garantías y exclusiones

OmniLex presta el Servicio con la diligencia profesional que corresponde. En la medida permitida por la ley, el Servicio se ofrece "tal cual" y "según disponibilidad": OmniLex no garantiza que sea ininterrumpido ni que esté libre de errores, ni que se ajuste a un propósito particular del Cliente, ni el resultado regulatorio del uso que este haga de la plataforma. El Servicio depende de proveedores de infraestructura de terceros (como Microsoft Azure), cuyas interrupciones pueden afectarlo.

17. Limitación de responsabilidad e indemnidad

• La responsabilidad total acumulada de OmniLex frente al Cliente por cualquier reclamo derivado del contrato se limita, en conjunto, a los valores efectivamente pagados por el Cliente a OmniLex en los 12 meses anteriores al hecho que originó el reclamo.
• OmniLex no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades, daño a la reputación ni otros daños indirectos, ni por los que se deriven del uso del Servicio contrario a estos Términos, de decisiones del Cliente basadas en el contenido generado por la plataforma o de la falta de exportaciones y copias propias del Cliente.
• Estas limitaciones no aplican en caso de dolo o culpa grave, ni cuando la ley no permita limitar la responsabilidad. Tampoco limitan las obligaciones legales de protección de datos personales, confidencialidad, atención de derechos de titulares o notificación de incidentes cuando dichas obligaciones no puedan limitarse válidamente por contrato.
• El Cliente mantendrá indemne a OmniLex frente a reclamos de terceros o de autoridades que resulten de que el Contenido del Cliente infrinja la ley o derechos de terceros, de un tratamiento de datos personales realizado por el Cliente sin base legal, o del incumplimiento de estos Términos por el Cliente o sus Usuarios Autorizados.

18. Uso del sitio web

• La información publicada en omnilex.net es de carácter informativo y no constituye una oferta vinculante ni asesoría legal. La contratación se perfecciona únicamente mediante una Propuesta aceptada.
• Los contenidos, marcas y diseños del sitio son de OmniLex. No pueden reproducirse ni utilizarse con fines comerciales sin autorización escrita.
• El sitio puede enlazar a páginas de terceros sobre las que OmniLex no tiene control ni responsabilidad.
• Al enviar el formulario de contacto, sus datos serán tratados conforme a la Política de Privacidad. Cuando una finalidad requiera consentimiento, este será solicitado de forma específica. El uso de cookies se rige por la Política de Cookies.

19. Modificaciones de estos Términos

OmniLex puede actualizar estos Términos. Los cambios sustanciales se comunicarán a los Clientes por correo electrónico a su contacto administrativo o mediante aviso en la plataforma, con al menos 30 días de anticipación a su entrada en vigor, salvo que un cambio urgente sea necesario por razones legales o de seguridad. Siempre se publicará la versión vigente y su fecha en esta página. Si un cambio perjudica de forma material al Cliente, este podrá terminar el contrato sin penalidad antes de que entre en vigor; el uso del Servicio después de esa fecha implica aceptación.

20. Notificaciones

Las notificaciones a OmniLex se envían a contacto@omnilex.net. Las notificaciones al Cliente se envían al contacto administrativo registrado en la plataforma o al indicado en la Propuesta. Las comunicaciones electrónicas son válidas y se entienden recibidas cuando se envían a esas direcciones.

21. Ley aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República del Ecuador. Las partes procurarán resolver amistosamente cualquier controversia dentro de los 30 días siguientes a la comunicación escrita del reclamo y podrán acordar acudir a mediación conforme a la Ley de Arbitraje y Mediación. De no lograrse una solución, se someten a los jueces competentes del domicilio de OmniLex (Quito, Ecuador).

22. Disposiciones generales

• Integridad y prelación. Estos Términos y la Propuesta forman el acuerdo completo entre las partes. En lo comercial (alcance, precio, plazo y niveles de servicio) prevalece la Propuesta; en lo relativo al tratamiento de datos personales, el Acuerdo de Encargo del Tratamiento, si existe; en lo demás, estos Términos.
• Caso fortuito o fuerza mayor. Ninguna parte responde por incumplimientos causados por hechos imprevistos a los que no sea posible resistir, incluidas fallas generalizadas de proveedores de infraestructura o de telecomunicaciones.
• Cesión. El Cliente no puede ceder el contrato sin autorización escrita de OmniLex. OmniLex puede cederlo a la persona natural o jurídica que continúe su negocio, con aviso al Cliente.
• Divisibilidad y no renuncia. Si una disposición se declara inválida, las demás siguen vigentes. La falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia a él.
• Idioma. La versión en español es la que prevalece.

23. Contacto

Para consultas comerciales, contractuales o de soporte sobre estos Términos, escríbanos a contacto@omnilex.net o llame al 0958982595. Para consultas de privacidad, ejercicio de derechos o asuntos del Delegado de Protección de Datos, escriba a omnilex@omnilex.net.